Nie należy do rzadkości sytuacja, kiedy to okazuje się, że potrzebujemy aktów własności nieruchomości, a nie wiemy jakie to dokumenty lub gdzie je znaleźć. Ma to miejsce z reguły wtedy, gdy chcemy dokonać czynności prawnej dotyczącej swojej nieruchomości, zawrzeć umowę, dopełnić czynności urzędowych lub też zostaniemy wezwani przez organy państwowe do dostarczenia aktów własności nieruchomości. Wówczas pojawia się małe zamieszanie, a czasami wręcz panika. Jakie dokumenty stwierdzają prawa właścicielskie do nieruchomości? Są to przede wszystkim:

1. Informacje zawarte w urzędowych rejestrach nieruchomości:

a)      odpis księgi wieczystej,

b)      wypis i wyrys z ewidencji gruntów i budynków,

c)      wyciąg z kartoteki lokali,

d)      zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej,

e)      zaświadczenie ze zbioru dokumentów, dawnych ksiąg hipotecznych.

2. Umowy cywilnoprawne przenoszące własność nieruchomości, zawarte w formie aktu       notarialnego (akty notarialne):

a)      umowa sprzedaży (kupna) nieruchomości,

b)      umowa darowizny nieruchomości,

c)       umowa zamiany nieruchomości,

d)      umowa ustanowienia (lub przedłużenia) użytkowania wieczystego

e)      umowa działu spadku,

f)       umowa o podział majątku wspólnego małżonków,

g)      umowa o zniesieniu współwłasności nieruchomości,

h)      umowa dożywocia,

i)        poświadczenie dziedziczenia.

3. Postanowienia i wyroki sądu:

a)      postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,

b)      postanowienie o dziale spadku,

c)       postanowienie o podziale majątku wspólnego małżonków,

d)      wyrok stwierdzający zasiedzenie nieruchomości,

e)      postanowienie o założeniu księgi wieczystej,

f)       wyrok znoszący współwłasność nieruchomości,

g)      postanowienie o stwierdzeniu nabycia prawa własności nieruchomości,

h)      wyrok ustalający (lub zmieniający) prawo do nieruchomości (własność, użytkowanie wieczyste, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, użytkowanie, odrębną własność lokalu).

4. Decyzje organów administracji publicznej (państwowej i samorządowej),

a)      akt własności ziemi (AWZ),

b)      akt nadania ziemi (AND),

c)       decyzja ustanawiająca odrębną własność lokalu,

d)      decyzja o zatwierdzeniu projektu scalenia,

e)      decyzja o zwrocie wywłaszczonej nieruchomości.

Należy nadmienić, iż powyższe wyliczenie nie ma charakteru zamkniętego, lecz są to najczęściej występujące dokumenty. Jeśli nie możemy znaleźć aktów własności we własnych zasobach, to jesteśmy zmuszeni wybrać się do organów właściwych ze względu na miejsce położenia nieruchomości lub dokonania czynności. W grę wchodzą tutaj: sądy wieczysto księgowe (sądy rejonowe lub zamiejscowe wydziały sądów rejonowych), kancelarie notarialne (wcześniej „Państwowe Biura Notarialne”), powiatowe (lub miejskie)ośrodki dokumentacji geodezyjnej i  kartograficznej, urzędy gmin lub miast (referaty/ departamenty gospodarki nieruchomościami, gruntami).

Gdy i tam nie znajdziemy dokumentów, to prawdopodobnie, ze względu na upływ czasu, zostały one przeniesione do archiwów. To jest ostatnia deska ratunku. Zobacz artykuł na ten temat. Na koniec warto zaznaczyć, iż najbardziej akceptowalnym dokumentem stwierdzającym prawo do nieruchomości jest odpis księgi wieczystej, a w dalszej kolejności wypis z ewidencji gruntów i budynków. Jest tak dlatego, ponieważ te rejestry są stale aktualizowane.